電話のかけ方
電話のかけ方
電話のかけ方もビジネスマナーの基本ですが、
ひとそれぞれに個性やクセが出てしまうものです。
電話は相手の都合におかまいなしに割り込んでしまいますので、
電話をかけるときの相手への気配りは欠かせません。
すでにビジネスの現場で活躍している方も、ぜひ電話のかけ方を見直してみましょう。
電話をかけるときは、会社名と名前を名乗りますが、
いきなり
「ひまわり商事の鈴木ですが・・・」
だけでは、ぶっきらぼうで礼儀知らずという印象を与えてしまいます。
必ず挨拶の言葉を添えましょう。
挨拶はビジネスマナーの基本ですから、自分の挨拶のスタイルを作っていきましょう。
「いつもお世話になっております。 ひまわり商事の鈴木と申します」
「毎度ありがとうございます。 ひまわり商事の鈴木と申します」
「ひまわり商事の鈴木と申します。 いつもお引き立て頂きありがとうございます」
「おはようございます。 ひまわり商事の鈴木と申します」
挨拶を忘れるようでは、ビジネスパーソンとして疑問符（？）を付けられてしまいます。
挨拶やお礼は、ビジネスだけではなく、人とのお付き合いに欠かせないものである
ことを忘れないようにしましょう。
●相手が不在のとき
電話をかけた相手の不在のときは、いつまで不在なのかを尋ねましょう。
そして、伝言を依頼する、電話してもらう、こちらから電話をかけ直すなど、状況に応じて対応するようにします。
まず、いつまで不在なのかを確認します。
外出中の場合には、
「何時ごろお戻りになりますか」
「お戻りのご予定は何時でしょうか」
出張中の場合には、
「いつからご出社になりますか」
「出社のご予定はいつになりますか」
いつまで不在なのかに応じて、伝言、電話をもらう、こちらから電話する等を判断して伝えましょう。
伝言を依頼する場合は、
「伝言をお願いしてよろしいでしょうか」
「・・・・と、お言付け（おことづけ）をお願い致します」
「・・・・と、お伝え頂けますか」
「・・・・と、お伝えください」
などの表現を使いましょう。
折り返し電話を頂く場合には、
「お戻りになりましたら、ひまわり商事の鈴木までお電話をお願い致します」
「お戻りになりましたら、ひまわり商事の鈴木までお電話を頂きたいのですが」
「ご連絡が取れましたら、ひまわり商事の鈴木までお電話を頂けますか」
こちらからかけ直す場合には、
「川野様がお戻りになる３時頃に、こちらからおかけ直しいたします」
「３時頃、改めてお電話いたします」
「明日の朝、９時頃に改めてお電話いたしますので、その旨お伝えください」
などの表現を使いましょう。
●用件を伝える前に、相手の都合を確認する。
電話の相手が電話口に出て、用件を伝える前にどのくらいの時間がかかりそうなのか時間の目安を相手に伝えましょう。
「（ご多忙中恐れ入ります。）１０分ほどお時間を頂きたいのですが、ご都合はよろしいでしょうか」
また、それほど時間がかからない場合でも
「ご多忙中恐れ入りますが、ただいまご都合はよろしいでしょうか」
「ただいまご都合はよろしいでしょうか」
相手にも都合があります。
相手の都合が悪い場合には、改めてかけなおすようにしましょう。
今は都合が悪いと言われた場合には、
「では、改めてお電話を差し上げたいと思いますが、何時頃がご都合よろしいでしょうか」
「では、改めてお電話をさせて頂きたいと思いますが、何時頃がご都合よろしいでしょうか」
３時頃と言われた場合には、
「では、３時にお電話をさせて頂きます。どうぞ、よろしくお願い致します」
電話は、相手の都合にお構いなしに割り込んでしまいます。相手の仕事に割り込んで、仕事を中断させていることを忘れないようにしましょう。
また、相手が忙しいときに用件を無理やり伝えても、ちゃんと話を聞いてくれないのではないでしょうか。
相手の都合のいいときに用件を伝えたほうが、ビジネスにとってもプラスですね。
必ず、相手の都合を確認してから用件を伝えるようにしましょう。
●面会の申し込み−アポイントをとる
商談を進めるためには、まず、電話での面会の申し込み、アポイントをとることが不可欠です。まずは、面会の目的、面会の希望時間、訪問する人
数等を伝え、相手の都合を確認しましょう。
「お会いして、新しく発売になりました○○をご紹介したいのですが、３０分ほどお時間を取っていただけないでしょうか。
「明日の午後１時にお伺いしたいのですが、ご都合はいかがでしょうか」
「明日の午後１時にお会いしたいのですが、ご都合はいかがでしょうか」
「明日の午後１時にお目にかかりたいのですが、ご都合はいかがでしょうか」
「明日の午後お伺いして、新商品のご説明を１時間ほどさせて頂きたいのですが、ご都合のよろしいお時間はございますか」
「明日の午後お伺いして、新商品のご説明を１時間ほどさせて頂きたいのですが、ご都合はいかがでしょうか」
そして、相手の承諾が得られたときには、
「ありがとうございます。 それでは、明日の午後１時に、私と課長の山田がお伺いして、１時間ほどご説明させていただきます。どうぞ、よろし
くお願い致します」
と、訪問する時間、人数、所要時間の目安を復唱して相手に伝えましょう。
●問い合わせをする
不明な点やがある場合には、都合のよい解釈をせず、必ず相手に問い合わせをしましょう。
「○○の伝票の内容についてお伺いしたいのですが、担当の方をお願いします」
「商品取り扱いについてお尋ねしたいことがあるのですが、よろしいでしょうか」
「議事録の件でいくつかご質問があるのですが、よろしいでしょうか」
「商品が値段を確認したいのですが、よろしいでしょうか」
また、回答に時間がかかりそうであれば、電話をかけ直してもらうようにしましょう。
その際、何時までに回答がほしいのかを相手に伝えましょう。
「お時間がかかるようでしたら、今日の３時までにお電話（お返事）をいただきたいのですが」
急いでいる場合には、
「急いでおりますので、分かり次第お電話をいただけると助かります」
「急いでおりますので」の部分は、「人を待たせておりますので」「作業が止まっておりますので」など、状況に応じて相手に伝えましょう。
このように念を押しておけば、相手も察してくれるはずです。
しかし、早く回答が欲しくて、焦っている場合でも
「早くしてください」
などと愛想の無い言い方は避けるようにしましょう。
相手も快く思わないでしょうし、スムーズな仕事は期待できなくなってしまいます。
お互いが気持ちよく仕事ができるように心掛けましょう。
●用件が伝わったか確認する
電話は言葉だけで用件を伝えなければなりませんので、簡潔に説明する必要があります。そして、一方的に用件を伝えるだけではなく、用件が伝
わったかどうかを確認するようにしましょう。
「ご説明が長くなってしまいましたが、分かりづらい点はございますか（ございましたか)」
「ご説明が長くなってしまいましたが、お分かりいただけましたか」
「私の説明で、お分かりいただけましたか（お分かりいただけたでしょうか）」
「少々込み入っておりますが、分かりづらい点はございますか（ございましたか)」
「少々込み入っておりますが、お分かりいただけましたか」
「少々込み入っておりますが、ご理解いただけたでしょうか」
また、具体的に
「○○の部分に関しましては、内容が細かくなってしまいましたが、お分かりいただけたでしょうか（ご理解いただけたでしょうか）」
などのように、特に気をつけて頂きたい内容に関しては、その内容を特定して用件が伝わったかどうか尋ねるようにしましょう。
ビジネスマナー編
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